Office Koordination (w/m/d)

Unser Institut

Das Erich Pommer Institut (EPI) ist einer der führenden Weiterbildungsanbieter in der deutschen und europäischen Medienlandschaft und unabhängiger Branchen-Think Tank. Unsere Themen sind #medienwirtschaft #medienrecht #medienproduktion #diversity #femaleleadership #film #games #musik und alles dazwischen! Werde Teil unseres hochmotivierten Teams und lass uns zusammen Karrieren bauen und fördern!

Besetzen möchten wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Position Office Koordination (w/m/d), die eine Vielzahl täglicher büro- und verwaltungstechnischer Aufgaben übernimmt, zunächst befristet bis zum 31.12.2025. Eine Verlängerung wird angestrebt.

Wenn du Lust darauf hast, dass unser Büro reibungslos funktioniert und andere Geschäftsaktivitäten erfolgreich unterstützt werden und wenn du an der Seite unserer Geschäftsführerin und eines innovativen und engagierten Teams die Zukunft des EPI mitgestalten möchtest, sende uns Deine aussagekräftige Bewerbung (unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung und des möglichen Starttermins) schnellstmöglich bis spätestens 17.02.2025.

Du wirst

• im Büro eintreffende Besucher begrüßen und versorgen

• Aufgaben aus dem allgemeinen Büromanagement übernehmen und Teams bei verschiedenen Verwaltungsaufgaben unterstützen

• Dateien und Aufzeichnungen mit effektiven Ablagesystemen verwalten

• Arbeitsabläufe im Büro zur Gewährleistung der maximalen Effizienz übernehmen und gestalten

• grundlegende Buchhaltungstätigkeiten übernehmen (auch Zuarbeit bei Förderanträgen- und Abrechnungen)

• den Überblick über die Büro-, Versicherungs- und Dienstleisterverträge behalten und diese verwalten

• den Büromaterialbestand überwachen und das Aufgeben von Bestellungen übernehmen

• Accounts und Lizenzen überwachen

• Kunden- und Lieferantenbeziehungen pflegen

Du hast

• nachgewiesene Erfahrungen als Office Koordination oder in einer ähnlichen Rolle

• Kenntnisse in Bezug auf grundlegende Buchhaltungsprinzipien

• einen soliden Umgang mit MS Office, Back-Office- und idealerweise Buchhaltungssoftware (DATEV)

• praktische Kenntnisse im Umgang mit Büroausstattung

• ein Organisationstalent mit hervorragenden Zeitmanagement- und Multitaskingfähigkeiten

• hervorragende Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Arbeitssprachen sind Deutsch und Englisch)

• Spaß an Kommunikation mit dem Team genauso wie mit dem Finanzamt oder der Berufsgenossenschaft

• Teamgeist und Freude an der Zusammenarbeit mit anderen

• eine abgeschlossene Ausbildung; Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder relevantem Bereich ist von Vorteil

Wir bieten Dir

• eine spannende und erfüllende Tätigkeit in der deutschen und europäischen Medienbranche

• ein gemütliches, helles Büro in der lebendigen Medienstadt Potsdam-Babelsberg – direkt gegenüber den Filmstudios Babelsberg und der Filmuniversität, mit Zugang zu ihrer tollen Mensa

• Weiterbildungsmöglichkeiten und persönliche Entwicklung

• gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf

• flexible Homeoffice-Regelungen und dennoch eine solide Eingebundenheit im Team

• eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, die Innovation und neue Ideen fördert

• ein hochmotiviertes Team, das Zusammenarbeit großschreibt und Dich aktiv einbindet

• Eigenverantwortung und Einblick in spannende Projekte und die Möglichkeit, die Zukunft der Weiterbildung aktiv mitzugestalten

• Babelsbergs schönste Dachterrasse zum Arbeiten und Entspannen

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Selbst wenn Du denkst, dass Du die Anforderungen nicht zu 100 Prozent erfüllst, Du aber großes Interesse an der Mitarbeit hast, freuen wir uns sehr auf Deine Bewerbung!

Bei Fragen erreichst Du uns über jobs@epi.media.